Tiada sesiapa yang sempurna. Apabila anda menyulap ramai pelanggan atau senarai tugasan yang panjang, e-mel tertentu mungkin tidak dibuka dalam telefon anda untuk tempoh masa yang memalukan. Walaupun anda mungkin berasa malu, gementar atau kecewa apabila anda menyedari kesilapan anda, adalah penting untuk membetulkan keadaan dengan berkomunikasi dengan orang yang terlibat melalui respons e-mel lewat yang meminta maaf.
Jika komunikasi bertulis bukan kemahiran anda dan anda sedang bergelut untuk mencipta e-mel ini, jangan panik! Kami telah menghasilkan empat templat respons e-mel lewat untuk situasi yang berbeza supaya anda boleh mempunyai garis dasar tentang cara membalas dengan permohonan maaf yang tulus dan merancang untuk bergerak ke hadapan bersama-sama.
Asas-asas
Tidak kira apa alasan anda menulis respons e-mel lewat, terdapat beberapa perkara yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk membuat mesej ini.
- Ingat semua elemen komunikasi profesional yang betul. Tujuan e-mel ini adalah untuk memohon maaf dan menunjukkan bahawa anda masih seorang profesional yang patut bekerjasama. Mempunyai baris subjek yang langsung dan khusus, mulakan dengan sapaan profesional, sentiasa baca pruf, elakkan slanga kasual, kekalkan nada profesional dan akhiri dengan tandatangan penutup. Apabila anda mendapat respons yang tertangguh, anda boleh kelihatan tidak teratur dan tidak profesional. Lawan tanggapan itu dengan nota yang dibina dengan baik dan bernas yang mematuhinya semua piawaian profesional komunikasi elektronik .
- Terima kesalahan di mana kesalahan itu patut. Tidak kira apa sebab e-mel lewat — sama ada terdapat kecemasan peribadi atau anda terlupa sepenuhnya — mohon maaf atas kelewatan itu. Menerima kesalahan itu akan menunjukkan bahawa anda bertanggungjawab terhadap kerja anda dan tidak hanya mengalihkan kesalahan kepada orang lain.
- Bersikap terbuka dan jujur. Jika anda rasa selesa, anda boleh kongsikan sebab kelewatan anda. Jangan pergi ke terlalu banyak butiran peribadi; daripada mengatakan bahawa ibu anda disahkan menghidap kanser, cuma katakan anda menerima berita buruk tentang ahli keluarga dan anda telah sibuk membantu mereka melalui masa yang sukar ini. Semua orang boleh mengaitkan fakta bahawa dalam kehidupan, perkara-perkara berlaku. Memberi gambaran kecil tentang kehidupan anda, tanpa terlalu mendedahkan, boleh memberi mereka gambaran tentang apa yang anda alami, dan mereka akan lebih memahami asal usul anda.
- Jangan terlalu emosi. Walaupun penting untuk jujur dengan pelanggan anda, kerana itu boleh memupuk kepercayaan, terdapat perbezaan antara kejujuran dan TMI. Tidak kira apa yang anda alami, komunikasi profesional bukanlah tempat untuk memunggah masalah anda. Pastikan respons anda digilap dan alih keluar butiran yang tidak diperlukan. Anda boleh mengatakan bahawa anda telah mengalami kerugian, tetapi jangan dapatkan yang lebih spesifik daripada itu.
- Perincikan langkah seterusnya anda tentang perkara yang anda rancang untuk lakukan pada masa hadapan. Paling penting, tampal kelewatan ini dalam komunikasi dengan pelan terperinci anda tentang cara anda akan memajukan projek sekarang setelah anda terperangkap. Beritahu mereka tentang langkah anda, perkara yang anda perlukan daripada mereka dan cara anda berdua boleh bekerjasama untuk mendapatkan apa-apa projek yang sedang anda usahakan dengan pantas.
Komunikasi terbuka dan jujur boleh menyelesaikan hampir semua masalah. E-mel yang ditulis dengan baik boleh membantu anda kembali ke landasan untuk memperbaiki hubungan profesional ini.
Templat Respons E-mel Lewat
1. Apabila Anda Terlupa Untuk Memberi Balas
Kita semua bersalah dalam hal ini; anda membuka e-mel, membalas dalam kepala anda, buat nota mental untuk bertindak balas kemudian , dan kemudian anda…tidak pernah membalas. Pada masa anda ingat, anda telah membiarkan mereka tergantung selama seminggu atau lebih lama.
bagaimana untuk memulakan label fesyen
Jadi bagaimana anda membina respons supaya anda tidak kelihatan tidak profesional dan tidak teratur sepenuhnya?
Penerima –
Saya minta maaf kerana hanya memulangkan e-mel anda sekarang. Saya membaca e-mel anda sejurus selepas anda menghantarnya dan bermaksud untuk membalas pada petang itu. Dengan segala-galanya yang berlaku, ia tersesat dalam kocok, dan saya harap anda akan memaafkan saya atas maklum balas yang lewat.
Sebaik sahaja anda meminta maaf, anda boleh terus membalas e-mel mereka.
2. Apabila Anda Terlepas Tarikh Akhir Projek
Kadangkala respons yang perlahan kepada e-mel boleh mengakibatkan tarikh akhir terlepas. Dalam keadaan ini, anda bukan sahaja perlu meminta maaf, tetapi bekerjasama dengan pelanggan untuk menghasilkan garis masa yang diubah yang sesuai dengan kedua-dua keperluan anda. Menawarkan penyelesaian dan cadangan pada pihak anda akan menunjukkan bahawa anda bersedia untuk menyelesaikan masalah dan menyesuaikan diri.
Penerima –
Dukacita saya maklumkan kepada anda bahawa bahagian projek ini belum saya siapkan lagi dan saya terlepas tarikh akhir kami. Saya mengalami peristiwa peribadi yang menjejaskan ketersediaan saya [atau] Disebabkan komplikasi yang tidak dijangka, bahagian tugas tertentu ini mengambil masa lebih lama daripada yang saya peruntukkan sebelum ini dalam garis masa kami. Saya memohon maaf atas sebarang komplikasi yang mungkin disebabkan oleh anda. Saya percaya dengan usaha yang berdedikasi, saya akan dapat menyiapkan bahagian projek ini pada tarikh ini. Untuk kembali ke landasan dan mencapai tarikh akhir kami yang seterusnya, saya cadangkan kami membawa orang ini untuk membantu kami menyelesaikan projek.
Gunakan kesilapan ini untuk memahami kemahiran pengurusan masa anda dan meramalkan pada masa hadapan jika anda akan terlepas tarikh akhir. Kadangkala kehidupan berlaku dan perkara timbul, tetapi jika anda boleh memberitahu seseorang sebelum tarikh akhir yang terlepas bahawa anda mungkin memerlukan sambungan, mereka boleh merombak perkara dengan lebih cepat supaya anda boleh bekerjasama dalam penyelesaian.
apakah perbezaan antara puisi dan prosa
3. Apabila Anda Pulang dari Masa Cuti
Setiap kali anda akan berada di luar pejabat selama beberapa hari, adalah amalan yang baik untuk menyediakan respons automatik yang memperincikan bila anda akan kembali, cara anda boleh dihubungi sekiranya berlaku kecemasan, dan orang yang boleh mereka hubungi dalam sementara itu untuk maklum balas yang cepat. Walau bagaimanapun, jika anda keluar secara mengejut atau terlupa, berikut ialah cara yang baik untuk membalas mesej segera yang terdapat dalam peti masuk anda.
Penerima –
Terima kasih banyak atas e-mel anda! Saya memohon maaf atas kelewatan saya menjawab. Saya berada di luar pejabat dari [tarikh ini] sehingga pagi ini untuk mengurus hal peribadi, tetapi saya kini bersedia dan gembira untuk menjawab soalan anda.
Anda boleh memberikan alasan yang lebih khusus untuk ketidakhadiran anda jika anda rapat dengan pelanggan, tetapi anda boleh kekal sebagai samar-samar yang perlu untuk anda berasa selesa.
Selepas pembukaan itu, anda boleh memberikan apa sahaja maklumat yang diminta oleh pelanggan anda.
4. Apabila Anda Tidak Dapat Memenuhi Syarat Projek lagi
Kecemasan berlaku. Ahli keluarga jatuh sakit teruk, orang yang disayangi meninggal dunia, anda mengalami kemalangan dan dimasukkan ke hospital. Kadangkala, kehidupan menghalang kerja dan anda tidak dapat menyelesaikan projek yang anda janjikan untuk diselesaikan.
Apabila anda lewat membalas e-mel dan anda perlu memberitahu mereka bahawa anda tidak lagi boleh menjalankan projek itu, mengendalikan subjek dengan anggun dan menawarkan penyelesaian di mana anda boleh adalah kuncinya.
apakah tema filem?
Berikut ialah contoh e-mel yang boleh anda laraskan untuk menerangkan situasi anda.
Penerima –
Baru-baru ini, saya telah mengalami peristiwa yang dahsyat dalam kehidupan peribadi saya yang telah memberi kesan ketara kepada keupayaan saya untuk bekerja. Disebabkan oleh peristiwa ini, saya tidak lagi dapat menyiapkan projek anda dengan secukupnya. Untuk masa hadapan yang boleh dijangka, saya telah memutuskan untuk mengambil cuti untuk membantu keluarga saya, dan saya tidak akan dapat melengkapkanprojek.
Di tempat saya, saya sangat mengesyorkan orang ini untuk mengambil alih kerja itu. Saya mengisinya pada butiran projek anda dan menyalinnya pada e-mel ini supaya anda berdua boleh mula bercakap tentang langkah seterusnya yang diperlukan dalam projek itu. Orang ini mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang ini dan saya rasa anda akan sangat seronok bekerja dengan mereka.
Salinan orang baharu yang anda cadangkan untuk mengambil alih tugas itu dalam e-mel supaya pelanggan anda boleh mula bekerja dengan mereka dengan segera. Melakukannya akan membantu semua orang mula menyambung projek yang anda tinggalkan secepat mungkin.
Jumlah kerja yang anda perlu lakukan dalam peralihan projek akan sangat bergantung pada jenis pekerjaan yang anda lakukan. Jika anda seorang juruvideo bebas dan tidak lagi boleh membuat liputan acara itu, anda hanya boleh memaklumkan pekerja bebas baharu tentang butiran acara dan jangkaan pelanggan supaya mereka boleh mengambil alih penggambaran dari sana. Jika anda sedang mengalihkan projek kepada orang lain dalam syarikat anda, mereka diharapkan sudah biasa dengan huraian kerja anda dan pelanggan yang mereka ambil alih buat masa ini.
Pastikan Balasan E-mel Lewat Anda Jujur
Walaupun anda mengambil masa beberapa hari untuk bertindak balas, perkara paling penting yang boleh anda lakukan untuk menyelamatkan perhubungan ialah bersikap terbuka dan jujur dengan komunikasi anda. Orang ramai menghargai kejujuran, dan permintaan maaf yang tulus atas kelewatan menghantar mesej kuat bahawa anda bersedia untuk membetulkan kesilapan anda.
Pada masa hadapan, cuba ingat bahawa jawapan ringkas adalah lebih baik daripada diam. Jika anda tidak mempunyai masa untuk menghantar jawapan penuh, hantar e-mel pantas yang mengatakan anda mendapat mesej mereka dan berharap untuk bercakap dengan mereka secara terperinci tidak lama lagi. Kemudian, sediakan peringatan pada telefon anda untuk menggesa anda membalas apabila anda mempunyai lebih banyak masa. Mengetahui bahawa mereka tidak dilupakan, tetapi anda sedang mengendalikan sesuatu yang lain, menghantar mesej bahawa anda mengambil berat. Jangan menangguhkan respons; meluangkan sedikit masa untuk menghantar mesej pantas boleh membuat dunia yang berbeza.
